Fluidifier la coordination et anticiper la complexité logistique à l’échelle de l’Université
Designer
Centraliser et fluidifier la gestion des examens pour réduire les frictions entre services et anticiper les besoins logistiques.
Problématique à résoudre
L’organisation des examens à l’Institut Catholique de Lille reposait sur des processus éclatés, manuels et chronophages. Chaque entité fonctionnait avec ses propres outils (Excel, e-mails, Hyperplanning, Agora), rendant la coordination difficile, surtout en période de forte activité. L’absence d’un système centralisé empêchait une vue d’ensemble, multipliait les erreurs, et alourdissait considérablement le travail des équipes. Le manque d’anticipation sur les salles, le matériel et les profils de surveillants conduisait régulièrement à des situations d’urgence, fragilisant l’expérience étudiante comme celle du personnel.
Le défi était donc de concevoir une plateforme capable de centraliser, harmoniser et automatiser la gestion des examens, tout en restant suffisamment souple pour s’adapter aux spécificités de chaque faculté.
Centraliser l’ensemble du processus
Créer un point d’entrée unique entre toutes les entités, afin de garantir une vision commune de l’organisation des examens.
Automatiser la coordination entre services
Réduire les tâches manuelles et les erreurs liées aux échanges de mails, grâce à des workflows intégrés et des notifications automatisées.
Offrir un pilotage temps réel
Mettre en place des dashboards pour suivre les étapes clés : réservations de salles, affectation de surveillants, matériel, alertes, etc.
Adapter aux spécificités utilisateurs
Proposer des interfaces adaptées à chaque rôle : enseignant, responsable d'entité, service surveillance, DSI...
Le challenge
L’Institut Catholique de Lille devait faire face à un défi majeur : orchestrer la gestion des examens dans un écosystème devenu trop complexe pour les méthodes traditionnelles. L’augmentation constante du nombre d’étudiants et d’épreuves, la diversification des modalités (papier, numérique, tiers temps, langues), et la dispersion des lieux et des acteurs rendaient chaque session d’examens difficile à piloter.
Les services concernés (facultés, service surveillance, DSI, DCN) travaillaient avec des outils hétérogènes — Hyperplanning, Agora, I-Campus, fichiers Excel — ce qui entraînait des échanges fragmentés, une forte charge administrative, et un risque d’erreur élevé. Il devenait urgent de concevoir une solution capable de centraliser les informations, automatiser les processus critiques, fluidifier les échanges et s’adapter aux spécificités de chaque entité. Le tout, sans perdre la flexibilité nécessaire au bon déroulement des examens dans un cadre universitaire aussi varié.
Résultats et validations
Le déploiement du MVP a rapidement démontré son utilité concrète. Dès la première session d’examens couverte par la plateforme, les équipes ont constaté une nette amélioration de la fluidité, de la répartition des tâches et de la gestion des imprévus. Les retours utilisateurs ont permis de confirmer les choix réalisés et de prioriser les évolutions futures.
Réduction du temps de coordination
Les échanges par e-mail ont été divisés par 3, grâce à la centralisation des demandes et au système de notification intégré.
Engagement renforcé des utilisateurs
Facultés, surveillance et DSI ont collaboré plus efficacement autour d’un outil commun, ce qui a réduit la pression en période d’examen et facilité la gestion des cas particuliers.
Anticipation améliorée des besoins techniques
La planification des salles et des équipements a permis d’éviter les erreurs de dernière minute, notamment grâce aux remontées depuis Hyperplanning et à la gestion du stock matériel.
Imaginons ensemble
le futur de votre produit.
Discutons de vos objectifs et trouvons la meilleure façon de les atteindre.
