Fluidifier la coordination et anticiper la complexité logistique à l’échelle de l’Université
Centraliser et fluidifier la gestion des examens pour réduire les frictions entre services et anticiper les besoins logistiques.
L’organisation des examens à l’Institut Catholique de Lille reposait sur des processus éclatés, manuels et chronophages. Chaque entité fonctionnait avec ses propres outils (Excel, e-mails, Hyperplanning, Agora), rendant la coordination difficile, surtout en période de forte activité. L’absence d’un système centralisé empêchait une vue d’ensemble, multipliait les erreurs, et alourdissait considérablement le travail des équipes. Le manque d’anticipation sur les salles, le matériel et les profils de surveillants conduisait régulièrement à des situations d’urgence, fragilisant l’expérience étudiante comme celle du personnel.
Le défi était donc de concevoir une plateforme capable de centraliser, harmoniser et automatiser la gestion des examens, tout en restant suffisamment souple pour s’adapter aux spécificités de chaque faculté.
Centraliser l’ensemble du processus
Créer un point d’entrée unique entre toutes les entités, afin de garantir une vision commune de l’organisation des examens.
Automatiser la coordination entre services
Réduire les tâches manuelles et les erreurs liées aux échanges de mails, grâce à des workflows intégrés et des notifications automatisées.
Offrir un pilotage temps réel
Mettre en place des dashboards pour suivre les étapes clés : réservations de salles, affectation de surveillants, matériel, alertes, etc.
Fluidifier la communication entre profils
Harmoniser les échanges tout en laissant aux facultés la flexibilité nécessaire pour gérer leurs spécificités.
Adapter aux spécificités utilisateurs
Proposer des interfaces adaptées à chaque rôle : enseignant, responsable d'entité, service surveillance, DSI...
Connecter les outils métiers existants
Interfacer la plateforme avec Hyperplanning (planning), Agora (enseignants et cours) et I-Campus (paramétrage technique).
Gérer les cas spécifiques d’examen
Permettre la gestion du tiers temps, des examens numériques, des surveillants avec compétences spécifiques, etc.
Organiser les données et documents
Permettre le dépôt de fichiers, le suivi des consignes, la génération de reporting et l’édition des retours d’expérience.
L’Institut Catholique de Lille devait faire face à un défi majeur : orchestrer la gestion des examens dans un écosystème devenu trop complexe pour les méthodes traditionnelles. L’augmentation constante du nombre d’étudiants et d’épreuves, la diversification des modalités (papier, numérique, tiers temps, langues), et la dispersion des lieux et des acteurs rendaient chaque session d’examens difficile à piloter.
Les services concernés (facultés, service surveillance, DSI, DCN) travaillaient avec des outils hétérogènes — Hyperplanning, Agora, I-Campus, fichiers Excel — ce qui entraînait des échanges fragmentés, une forte charge administrative, et un risque d’erreur élevé. Il devenait urgent de concevoir une solution capable de centraliser les informations, automatiser les processus critiques, fluidifier les échanges et s’adapter aux spécificités de chaque entité. Le tout, sans perdre la flexibilité nécessaire au bon déroulement des examens dans un cadre universitaire aussi varié.
Le déploiement du MVP a rapidement démontré son utilité concrète. Dès la première session d’examens couverte par la plateforme, les équipes ont constaté une nette amélioration de la fluidité, de la répartition des tâches et de la gestion des imprévus. Les retours utilisateurs ont permis de confirmer les choix réalisés et de prioriser les évolutions futures.
Réduction du temps de coordination
Les échanges par e-mail ont été divisés par 3, grâce à la centralisation des demandes et au système de notification intégré.
Engagement renforcé des utilisateurs
Facultés, surveillance et DSI ont collaboré plus efficacement autour d’un outil commun, ce qui a réduit la pression en période d’examen et facilité la gestion des cas particuliers.
Meilleure visibilité pour tous les services
Le dashboard a permis à chaque acteur de connaître à tout moment ses tâches à venir, les statuts des examens et les points bloquants.
Anticipation améliorée des besoins techniques
La planification des salles et des équipements a permis d’éviter les erreurs de dernière minute, notamment grâce aux remontées depuis Hyperplanning et à la gestion du stock matériel.
Pour s’assurer que la solution répondait réellement aux attentes, des tests utilisateurs ont été réalisés en conditions réelles avant et pendant les sessions. Chaque flux (création d’examen, assignation de surveillants, suivi des tâches) a été validé par les services concernés. Les retours ont été collectés en continu via des entretiens courts, ce qui a permis d’ajuster l’ergonomie, de clarifier certaines interactions, et de faire évoluer la roadmap avec une forte adhésion des utilisateurs. Ces validations ont confirmé la pertinence du socle conçu et posé les bases pour l’extension du périmètre fonctionnel à l’ensemble de l’université.
Ce projet a mis en lumière un point essentiel : un bon produit ne résout pas uniquement un problème fonctionnel, il modifie les relations de travail. En réunissant les services autour d’un outil commun, nous avons décloisonné les silos, favorisé la communication interservices et réduit les tensions liées aux périodes d’examens. L’autre enseignement fort : commencer simple, mais pertinent. Le MVP bien ciblé a permis de prouver rapidement la valeur du produit, tout en installant une dynamique de collaboration durable.
Ce projet a profondément transformé la manière dont l’Institut Catholique de Lille organise ses examens. En passant d’un fonctionnement morcelé et artisanal à un système centralisé, piloté et collaboratif, l’université a gagné en sérénité, en efficacité et en capacité d’adaptation. La plateforme est désormais perçue non seulement comme un outil de coordination, mais aussi comme un levier de qualité pour l’expérience des étudiants, des enseignants et du personnel.
Extension du périmètre à d’autres entités
Intégration progressive de nouvelles facultés ou écoles de l’université, avec leurs propres modalités d’examen (ex. : Piktura, écoles partenaires).
Intégration avancée avec les systèmes existants
Connexion plus profonde avec Agora et I-Campus pour automatiser encore davantage la remontée des données.
Portail enseignant et reporting personnalisé
Mise en place d’un espace dédié aux enseignants pour consulter les consignes, suivre les validations et accéder aux statistiques.
Capitalisation sur les retours d’expérience
Création d’un module de feedback post-examen permettant d’améliorer le processus à chaque session, de manière continue.
